شرح کلی سیستم

شرکت سیما سازه یزد برای رسیدن به اهداف کیفیت خود و در پاسخگویی به نیازمندیهای مشتریان خود و همچنین نیازمندیهای استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش سال ۲۰۰۸  یک سیستم مدیریت کیفیت را ایجاد ، مستند ، اجرا و نگهداری می نماید و با استفاده از چرخه خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت ، نتایج ممیزی ها ، تجزیه و تحلیل داده ها ، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، و بازنگری مدیریت ، اثر بخشی آنرا بطور مستمر بهبود می بخشد .

شرکت سیما سازه یزد بطور دائم و از طریق فرایند” مدیریت و بهبود (XM13) “ ، فرایند های مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت را بر اساس استانداردهای ISO 9001:2008  پایه ریزی نموده و بعنوان سیستمی برای حصول اطمینان از انطباق خدمات(محصول) با نیازمندیهای تعیین شده طرح ریزی، ایجاد، مدون و نگهداری نموده است و به طور مستمر اثر بخشی آنرا مطابق الزامات استاندارد بهبود می بخشد.

در نظام مدیریت کیفیت شرکت، نظامنامه، فرآیندها، روشهای اجرائی، دستورالعملها و فرمهای لازم تهیه، تدوین و به اجرا گذارده شده و به منظور حفظ، ارتقا و حصول اطمینان از بهبود در اثر بخشی نظام مذکور اقدامات زیر بر در ارتباط با فرآیندهای سازمان انجام میپذیرد.

الف- شناسایی فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای سیستم و تعیین و تشریح کاربرد آنها در سر تا سر سازمان.   (فرآیندها شامل: فرآیندهای  ارتباط با مشتریان، فرایند انبار، فرایند اندازه گیری، تحلیل و بهبود، فرایند خرید، فرایند کنترل مدارک و سوابق، فرایند مدیریت، فرایند منابع انسانی، فرایند مدیریت منابع)

• تعیین توالی و تعامل فرآیندها در قالب نمودار فرایندی صورت پذیرفته که به پیوست نظامنامه در نظر گرفته شده است.

• شناسایی و تعیین شاخصهای اندازه گیری و پایش هر فرایند به منظور حصول اطمینان از موثر بودن عملیات و کنترل های آنان انجام پذیرفته و در شناسنامه شاخص قید شده است.

• نتایج هر فرآیند پایش، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل گردیده و بصورت گزارشات دوره ای هر فرآیند، با در نظر گرفتن روندهای موجود در فرم کنترل شاخص به مدیریت ارائه میگردد.

• جهت دستیابی به نتایج تعریف شده در خط مشی کیفیت، اهداف و بهبود مستمر، برنامه های عملیاتی مربوطه تعریف و فرصتها و پروژه های شناسایی شده مطابق فرایند بهبود مستمر اجرا میگردد.

• فرایند های سازمان بگونه ای طراحی گردیده، که کلیه فعالیتهای موثر بر کیفیت خدمات پوشش داده شده و مطابق مستندات مرتبط اطمینان حاصل شود که کلیه فعالیتهای اجرایی و کنترلهای انجام شده مطابق طرحهای کنترلی انجام پذیرد.

شرکت سیما سازه یزد  برای ایجاد اطمینان از در دسترس بودن منابع مورد نیاز سیستم ، شامل منابع انسانی ، ساختمان ها و فضا های کاری ، تجهیزات ، تأسیسات نرم افزارها و اطلاعات مورد نیاز ، با بکار گیری فرایند ” مدیریت و بهبود (XM13) “ دائماً به تعیین  تأمین و مدیریت این منابع می پردازد که شرح کامل نحوه عملکرد این بخش از سیستم در فصل شش آمده است .

شرکت همچنین برای مراقبت ، انداره گیری و تحلیل فرایند های سیستم کیفیت با بهره گیری از روش اجرایی انداز گیری و تحلیل (PM04) به این کار مبادرت می نماید که شرح کامل آن نیز در فصل هشت آمده است .

و بالاخره شرکت  برای دستیابی به اهداف کیفیت و بهبود مستمر فرایند های سیستم کیفیت ، با استفاده از فرایند ” مدیریت و بهبود “ فعالیت های سیستماتیک خود را انجام می دهد . شرح کامل این فعالیت ها نیز در فصل هشت آمده است.

مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت:

مستندات سیستم کیفیت شرکت سیما سازه یزد به دو دسته عمده برون سازمانی و درون سازمانی تقسیم می شوند .

مستندات نظام مدیریت کیفیت مطابق الگوی زیر به سطوح مشخص طبقه بندی و مستند سازی گردیده است:

۱ ) خط مشی کیفیت؛

مقاصد و جهت گیری کلی سازمان در رابطه با کیفیت که رسماً بوسیله مدیر عامل  اعلام شده است .

۲) نظامنامه کیفیت؛

مدرکی که سیستم مدیریت کیفیت شرکت سیما سازه را مشخص می کند .

۳) روش های  اجرایی و دستورالعملهای کاری:

الف: روش  اجرایی : طریقه مشخص شده برای انجام یک فرایند یا فعالیت

ب: دستورالعملهای کاری : شرح جزئی  و دقیق  انجام یک فعالیت  خاص

۴) سوابق:

مدرکی که بیان کننده نتایج یا شواهد حاصل از انجام فعالیت ها است .

کنترل مدارک سیستم:

شامل کنترلِ تهیه ، تصویب ، توزیع و به روز نگهداشتن مدارک درون سازمانی و شناسایی و کنترلِ مدارک برون سازمانی ، بطور مبسوط در روش اجرایی کنترل مدارک (PM01) تشریح شده است .

شایان ذکر است تنها مدارکی که ممهور به مهر سبز (( اعتبار دارد)) باشند تحت کنترل محصوب می شوند و ضمانت اجرایی دارند ، همچنین روال طرحریزی شده برای تهیه و اصلاح مدرک پس از انجام ممیزی نهایی و ثبت سیستم به جریان می‌افتد .

کنترل سوابق سیستم

کنترلِ سوابق ایجاد شده از انجام فعالیت ها و فرایند های سیستم کیفیت  در روش اجرایی کنترل سوابق (PM01) تشریح شده است .

فعالیتهای کنترل مدارک و کنترل سوابق نیز زیر مجموعه ای از فرایند مدیریت و بهبود (XM13) هستند که شناسنامه آن در ضمایم نظام نامه کیفیت آمده است.